Ontwerpend onderzoek, een andere aanpak 

Waar de WOO van oorsprong een juridische bepaling (en een mensenrecht) is, schiet een procesmatig perspectief naar ons idee juist te kort wanneer je de complexiteiten en het paradoxale karakter van de WOO wilt vangen. Ontwerpend onderzoek kan bijdragen het tegenstrijdige karakter van de WOO beter te managen. Het maakt het mogelijk het raamwerk waarin gedacht en gesproken wordt over de WOO op te rekken, waardoor nieuwe perspectieven mogelijk zijn (zie ook het werk van Kees Dorst). 

“Klimaatverandering, maatschappelijke polarisatie en het dichten van de groeiende kloof tussen overheid en burger. Veel van die vraagstukken worden nu benaderd vanuit een economische of technologische hoek, maar gaan eigenlijk over gedrag, ingesleten gewoontes en ideeën over hoe de wereld werkt. Over cultuur dus. Betrek daarom kunstenaars en ontwerpers vanaf een vroeg stadium bij de aanpak van deze grote vraagstukken.”   

– Marleen Stikker – Directeur Waag Futurelab

In samenwerking met Stichting SETUP hebben wij begin dit jaar een start gemaakt met ontwerpend onderzoek naar de WOO. Het doel was om in deze gesprekken de onderliggende denkbeelden en metaforen, spanningen en paradoxen eigen aan de ‘WOO-cultuur’ naar boven te krijgen. In een eerste fase van dit onderzoek gingen we met zowel aanvragers (journalisten, onderzoeksjournalisten, intermediairs) als afhandelaren (beleidsmedewerkers binnen ministeries en uitvoeringsorganisaties) in gesprek in een serie semi-gestructureerde interviews.  

Belangrijkste metaforen en paradoxen 

Hieronder een aantal korte inzichten uit deze verkennende gesprekken, onderverdeeld in metaforen, de denkbeelden die in gesprekken naar boven kwamen en paradoxen, de onderliggende tegenstrijdigheid die ten grondslag ligt aan de WOO. 

Metaforen: 

De WOO is… 

Een black box [voor de journalist], waar je als journalist iets in stopt en hopelijk iets terugkrijgt. Je hebt (in de meeste gevallen) totaal geen inzicht in wat er aan de achterkant gebeurt. Je bent overgeleverd aan het functioneren van een overheidsinstelling en afhankelijk van de grillen van haar handelen.   

Een breekijzer [voor de journalist], dat ingezet kan worden wanneer nodig. Gezien het trage verloop van WOO-afhandelingen, en de handelingsverlegenheid van journalisten is de WOO meestal een last resort, in de wetenschap dat het relatief veel tijd kost en niet altijd iets nuttigs oplevert. Een breed WOO-verzoek kan helpen de druk opvoeren. 

Jezelf in de voet schieten [voor de beleidsmedewerker] wanneer je eigen werk op je bureau verschijnt met de vraag of je even wilt lakken conform instructie voordat het de “parafenlijn” ingaat, kan dit al snel voelen als de noodzaak om door de zure appel heen te bijten. Jouw verkeerde lakwerk kan de schandpaal betekenen voor een collega. 

Lakken als corvee [voor de beleidsmedewerker]. Hoewel het verwerken van WOO-aanvragen aan wettelijke termijnen is gebonden, komt lakwerk vaak terecht bovenop de stapel werk, waarbij prioriteiten soms uit het oog worden verloren. Druk op tijdige afhandeling zorgt dat dit tijdrovende precisiewerk soms corvee wordt genoemd. 

De tekst gaat door onder afbeelding.

 Bron: ChatGPT/DALL-E

Paradoxen: 

Naast het vangen van de metaforen die in de gesprekken naar voren kwamen, wilden we ook proberen de spanningen onderliggend aan de WOO-kwestie te grijpen.  

Enkele voorbeelden: 

Vertrouwen tegenover controle is een spanning die veel terugkeert in gesprekken, zowel aan de aanvragende kant als de afhandelende kant. In het kort ervaren journalisten geen grip op de situatie na indienen van een WOO en hebben ze weinig vertrouwen in een solide en gedegen afhandeling aan de onzichtbare achterkant. Zo blijft de lange wachttijd onverklaard. Beleidsmedewerkers willen daarentegen graag controle houden over het aanzicht van hun organisatie en het dossier in kwestie en hebben maar beperkt vertrouwen in de integriteit van journalisten die het liefst de vuile was buiten hangen. 

Niet de ‘waarom’-vraag kunnen stellen – dit is een delicaat probleem. Verschillende ideeën, zoals de ‘Groningse aanpak’, laten zien dat een WOO-verzoek het beste werkt wanneer de afhandelaar in goed overleg met de aanvrager samen op zoek gaat naar de juiste interne informatie. Tegelijkertijd sturen journalisten vaak intentioneel brede WOO-verzoeken (het noodzakelijke “breekijzer’), waarop beleidsmedewerkers formeel niet mogen vragen naar de intentie achter het verzoek (de ‘waarom’ vraag). Andersom willen journalisten niet te veel weggeven om niet het achterste van hun tong te laten zien.  

Goede intenties in een achterhaald systeem – Bij een kijkje in de keuken van verschillende overheidsorganisaties blijkt al snel dat de praktijk van het afhandelen van een WOO-verzoek weerbarstig kan zijn. Informatiesystemen zijn verouderd of incompleet, medewerkers zijn inmiddels vertrokken of informatie moet bij individuele medewerkers op een ambachtelijke manier uit de mailbox worden gevist. Met alleen goede intenties haal je het niet als het informatiesysteem niet op orde is.  

Lakken als rode lap – Hoewel lakken vanuit allerlei verschillende gronden gerechtvaardigd is, werkt het voor de ontvanger juist wantrouwen in de hand. Lakken is in de praktijk vaak onoverzichtelijk (denk aan decentrale lak-gebruiksaanwijzingen) en over-gereguleerd (de parafenlijn). Hoe meer regels in het document zwart worden aangeleverd, hoe groter de frustratie, wantrouwen en ook nieuwsgierigheid bij de ontvanger. Lakken ontneemt de aanvrager de overweging of informatie belangrijk is voor het beantwoorden van de vraag.  

Hoe nu verder? 

Deze interviews zijn gebruikt als vooronderzoek in een verkennend ontwerpend onderzoekstraject. In een vervolgstap worden deze inzichten gedeeld met creatieve denkers, doeners en makers van Stichting SETUP. De komende tijd werken we samen met hen aan een inspiratiegids die eerste voorbeelden van creatieve ideeën en interventies uitlicht. Doel is om een eerste versie voor het eind van dit jaar te kunnen delen.  

Meer weten? Kijk op de website van SETUP of stuur een mail naar: j.devos@fontys.nl  

Dit ontwerpend onderzoek is een samenwerking tussen het Fontys lectoraat Ontwerpen aan de Journalistiek en Stichting SETUP in Utrecht. Het onderzoek wordt uitgevoerd naar aanleiding van een call van Over Informatie Gesproken, de maatschappelijke coalitie die streeft naar een gelijk­waardige informatie relatie tussen burgers en overheid. Voor dit onderzoek spraken we met tien journalisten van onder anderen de Volkskrant, Follow the Money, Omroep Flevoland en Het WOO bureau, en 13 beleidsmedewerkers van onder andere het Ministerie van Binnenlandse Zaken en het Ministerie van Financiën, maar ook van uitvoeringsorganisaties DUO, IND en SVB.